Tres personas, un local, y un horario que en la cabeza de la dueña está clarísimo. El problema aparece cuando hay que escribirlo para que una agenda online lo entienda: entonces salen los casos raros, y son los que hacen que la web ofrezca una hora que en realidad no existe.
El turno partido, escrito como lo entiende una agenda
«De 10 a 14 y de 16 a 20» no es un horario de diez a ocho con un descanso. Son dos tramos. Si se escribe como uno solo y luego se tapa el hueco con algo, tarde o temprano se cuela una cita a las tres y cuarto.
La regla que ahorra disgustos: cada tramo se escribe entero, con su hora de apertura y su hora de cierre. Y la última cita del tramo tiene que caber dentro. Si cierras a las 14:00 y el corte dura 45 minutos, la última hora que puedes ofrecer es a las 13:15, no a las 13:45.
El día libre rotativo
Es el caso que más se atraganta. Ana libra un lunes, Marta el siguiente, y Luis los miércoles fijos. Escrito como «el equipo libra los lunes» se pierde la mitad de la información y se cierran horas que sí había.
Lo que funciona es dejar de pensar en el horario del local y pensar en el de cada persona:
- El local tiene un horario de apertura, que es cuándo hay alguien.
- Cada profesional tiene el suyo dentro de ese.
- Una hora se puede reservar si hay al menos una persona disponible que haga ese servicio.
Montado así, el lunes que libra Ana la web sigue ofreciendo horas con Marta, y no hay que tocar nada cada semana.
Festivos, cierres y agosto
Hay dos cosas distintas y conviene no mezclarlas. Un cierre es un día en el que no se abre: un festivo local, la semana de vacaciones. Una excepción es un día en el que se abre distinto: el 24 de diciembre solo por la mañana, el sábado de rebajas hasta las nueve.
Merece la pena dedicarle veinte minutos en enero y dejar los festivos del año metidos de una vez. Es el trabajo que menos apetece y el que más llamadas ahorra.
Un cliente que reserva para un día que resulta estar cerrado no piensa «vaya, se les ha colado». Piensa que no eres de fiar. Cuesta más eso que el hueco.
Por qué aparecen huecos que no existen
Cuando la web ofrece una hora imposible, casi siempre es una de estas cuatro:
- La duración del servicio no incluye el rato de recoger entre cliente y cliente.
- Hay un tramo mal cerrado, típicamente el de la comida.
- El profesional tiene horario pero el local no, o al revés.
- La antelación mínima está en cero, y entra una cita para dentro de diez minutos.
Esa última es la que más rabia da. Poner una antelación mínima de una o dos horas evita la cita imposible sin perder prácticamente ninguna reserva real.
Lo que hacemos nosotros
En BookflowR el horario se escribe una vez por persona, los festivos y cierres se meten aparte y la reserva online solo enseña lo que de verdad cabe. Si quieres ver el otro lado del mismo problema —las horas que sí existen y se quedan vacías— está en las citas que no se presentan.