Cambiar de programa de citas da pereza por una razón concreta: el miedo a llegar al lunes sin saber quién viene a las diez. Es un miedo razonable y se quita haciendo las cosas en un orden determinado.
Lo primero: pide tus datos y guárdalos
Los datos de tus clientes son tuyos, no del programa que los guarda, y en Europa tienes derecho a que te los den en un formato que se pueda abrir en otro sitio. La mayoría de los programas tienen un botón de exportar; los que no, tienen una dirección de soporte a la que pedirlo por escrito.
Pídelo antes de dar de baja nada. Una cuenta cerrada es una cuenta de la que ya no se exporta.
Qué se puede llevar y qué no
Lo que suele salir limpio:
- Clientes: nombre, teléfono, correo y notas.
- Servicios: nombre, duración y precio.
- Citas futuras: las que aún no han pasado, que son las que importan.
Lo que casi nunca sale: el historial completo de años anteriores, las fotos, los bonos a medio consumir y las opiniones. Las opiniones no se pueden mover, punto: viven en la plataforma donde se escribieron. Si eso te preocupa, es un motivo legítimo para no cambiar todavía.
El orden que evita el lío
Este orden funciona porque en cada paso puedes parar sin haber roto nada:
- Uno. Monta los servicios y los horarios en el sitio nuevo. Sin clientes todavía. Comprueba que las horas que ofrece son las que de verdad tienes.
- Dos. Importa los clientes. Revisa diez a mano, al azar. Si esos diez están bien, están bien todos.
- Tres. Importa las citas futuras y compáralas con la agenda vieja, día a día, una semana vista.
- Cuatro. Cambia el enlace de reservas: web, Instagram, WhatsApp, la firma del correo.
- Cinco. Solo entonces, da de baja lo viejo.
Los tres días de convivencia
Entre el paso cuatro y el cinco conviene dejar unos días con los dos sistemas abiertos. No para trabajar con los dos —eso es un lío seguro— sino para poder consultar el viejo si algo no cuadra.
La regla durante esos días: las citas nuevas se meten solo en el nuevo. Si se apuntan en los dos, acabarás sin saber cuál es el bueno, que es exactamente el problema que querías evitar.
El día de cambiar no es el sábado. Elige el día más flojo de tu semana, y a ser posible uno en el que estés tú.
Cómo comprobar que está todo
Tres comprobaciones bastan: que el número de clientes cuadre más o menos con el de antes, que los teléfonos tengan el prefijo bien puesto y que las citas de la semana que viene estén todas, con su hora y su profesional.
Si algo falta, casi siempre es un problema del fichero de origen y no del destino: mira la exportación antes de repetir la importación entera.
Lo que hacemos nosotros
BookflowR importa clientes y citas desde un fichero, avisa de las filas que no entiende en vez de tragárselas en silencio, y una importación se puede deshacer si sale mal. Si no te apetece hacerlo tú, lo montamos nosotros con tus datos.
Antes de migrar merece la pena tener claro cómo van a quedar los horarios: lo contamos en los horarios de una peluquería de tres personas.